Démarches administratives : Gratification minimale d'un stagiaire

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Guide des droits et des démarches administratives

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VOS DROITS ET DÉMARCHES : Gratification minimale d'un stagiaire

Un employeur qui accueille un stagiaire étudiant doit lui verser une gratification minimale. elle est exonérée de cotisations sociales (dans certaines conditions). Cette obligation s'applique aux entreprises, aux administrations publiques, aux collectivités territoriales, aux établissements de santé, aux associations ou à tout autre organisme d'accueil. Le stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, il ne s'agit ni d'un salaire, ni d'une rémunération, ni d'une indemnité.

Obligation de gratification

La gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois au cours de l'année d'enseignement scolaire ou universitaire, c'est-à-dire :

plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non, pour un horaire de 7 heures par jour ;
ou plus de 308 heures de présence, même de façon non continue, sur la base d'une durée journalière différente.

Sinon la gratification reste facultative pour l'employeur.

Les jours de congés et d'autorisations d'absence en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, ainsi que ceux prévus dans la convention de stage, sont assimilés à du temps de présence pour calculer la durée du stage.

Pour les élèves du second degré de l'enseignement agricole inscrits dans un établissement dispensant une formation à rythme approprié, la gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 3 mois c'est-à-dire :

plus de 66 jours de présence consécutifs ou non, pour un horaire de 7 heures par jour ;
ou plus de 462 heures de présence, même de façon non continue , sur la base d'une durée journalière différente.

Attention : cette obligation concerne uniquement les stagiaires élèves et étudiants dans le cadre d'un stage d'initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Pour les stagiaires de la formation professionnelle continue liés par un contrat de travail, d'autres règles s'appliquent : Un salarié en formation en dehors du temps de travail est-il rémunéré ?

Décompte du temps de présence

Pour calculer le montant de la gratification, l'organisme d'accueil doit décompter le nombre d'heures de présence effective du stagiaire.

Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, la gratification des jours d'absence n'est pas obligatoire. Mais elle reste possible et ne remet pas en cause l'obligation de gratification des jours de présence.

Cependant, la gratification versée pendant ce congé est exclue de la franchise de cotisations sociales (donc est soumise à cotisations sociales), sauf si ces périodes sont assimilées à du temps de présence dans la convention de stage.

Montant minimum

Le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature.

Le taux horaire de la gratification est égal à 3,6 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond de la Sécurité sociale (soit 24 € x 0,15).

Les organismes publics ne peuvent pas verser de gratification supérieure au montant minimum légal sous peine de requalification de la convention de stage en contrat de travail.

Dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu et peut être supérieur au montant minimum légal. L'employeur doit le vérifier dans la convention collective.

Un simulateur de calcul permet aux employeurs de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire.

À noter : Le plafond de la sécurité sociale est modifié chaque année au 1^er janvier. Si cette modification a lieu en cours de stage (par exemple pour un stage prévu entre le 1^er décembre et le 15 février), la convention doit explicitement prévoir une revalorisation de la gratification en fonction du changement du 1^er janvier.

Mode de versement

La gratification est mensuelle : elle doit être versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage.

Elle est due dès le premier jour de stage et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage.

Exemple pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1^er septembre au 30 novembre 2015, soit 3 mois calendaires, pour un total de 448 heures effectuées : septembre (22 jours x 7 heures = 154 heures), octobre (154 h), novembre (140 h), la gratification totale due = 448 x 3,6 € = 1 612,80 €

Option 1 = versement chaque mois du réel effectué :
- septembre = 554,40 €;
- octobre = 554,40 €;
- novembre = 504,00 €

Option 2 (lissage sur la totalité de la durée de stage) = 1 612,80 €/3 mois = versement chaque mois de 537,60 €.

Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d'heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées.

Cotisations sociales

Si la rémunération versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de charges sociales pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).

Une gratification conventionnelle supérieure au minimum légal est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations).

À noter : La gratification est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.

Couverture maladie

Le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale d'assurance maladie dont il bénéficie déjà :

régime étudiant,
ayant droit du régime de ses parents,
couverture maladie universelle (CMU).

Cotisation accident du travail

En matière de risque accidents du travail et maladies professionnelles, le stagiaire doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale.

L'affiliation du stagiaire auprès de la CPAM de son lieu de résidence et le paiement de la cotisation accidents du travail/maladies professionnelles (AT/MP), dépendent du montant de la gratification :

Cotisation accident du travail en fonction du montant de la gratification
Taux horaire de la gratification	Responsable de l'affiliation et de la cotisation	Base de calcul de la cotisation	Taux de cotisation	Montant de la cotisation
Inférieur ou égal à 3,6 €	Établissement d'enseignement (ou le recteur pour les établissements publics)	Salaire minimum des rentes accident du travail : 18 336,64 €	0,0171 % pour les élèves de l'enseignement secondaire 0,0039 % pour les élèves de l'enseignement technique ou spécialisé	3 € pour les élèves de l'enseignement secondaire 1 € pour les élèves de l'enseignement technique ou spécialisé
Supérieur à 3,6 €	Employeur	Sur la fraction qui va au-delà de la gratification minimale	Taux habituel de l'employeur selon l'activité professionnelle	X

La cotisation AT/MP des élèves et étudiants est calculée par année civile, au titre d'une année scolaire ou universitaire commençant en septembre. La cotisation AT/MP est versée dans les 15 premiers jours du mois de mars suivant.

À condition que la gratification ne dépasse pas le seuil minimal, les élèves et étudiants de l'enseignement agricole bénéficient de la garantie légale accidents du travail/maladies professionnelles de la part de la caisse dont relève leur établissement d'enseignement : caisse de mutualité sociale agricole (MSA) en métropole, caisse assurance accidents agricoles en Alsace-Moselle et Caisse générale de sécurité sociale dans les Dom.